内容简介

全书共分为12章。第1～5章介绍Excel基础操作，第6～8章介绍Excel数据计算、分析和管理，第9章介绍Excel数据的高级分析，第10章介绍Excel与Word数据共享和协同办公，第11～12章对人事档案管理系统和员工酬薪管理系统综合案例进行了完整创建。此外，本书各章还穿插了丰富的栏目板块，如小绝招、长知识和给你支招等，提高读者的实战操作能力。

本书内容系统全面，案例实用，适用于想快速掌握Excel并使用Excel进行商务办公的行政与人事工作的用户，同时还适合不同层次的办公人员、文秘、财务人员和国家公务员等。此外，本书也适合各类家庭用户和社会培训学员使用，或作为各大中专院校及各类电脑培训机构的教程使用。

前言

 

关于本丛书

如今，学会使用计算机已不再是休闲娱乐的一种生活方式，在工作节奏如此快的今天，它已成为各行业人士工作中不可替代的一种工作方式。为了让更多的初学者学会计算机和相关软件的操作，经过我们精心策划和创作，“学以致用系列丛书”已在2015年年初和广大读者见面了。该丛书自上市以来，一直反响很好，而且销量突破预计。

为了回馈广大读者，让更多的人学会使用电脑和一些常用软件的操作，时隔一年，我们对“学以致用系列丛书”进行了全新升级改版，不仅优化了版式效果，更对内容进行了全面更新，并拓展了深度，让读者能学到更多实用的技巧。

本丛书涉及电脑基础与入门、网上开店、Office办公软件、图形图像和网页设计等方面，每本书的内容和讲解方式都根据其特有的应用要求进行量身打造，目的是让读者真正学得会、用得好。“学以致用系列丛书”具体包括的书目如下：

 

Excel高效办公入门与实战

Excel函数和图表入门与实战

Excel数据透视表入门与实战

Access 数据库基础及应用（第2版）

PPT设计与制作（第2版）

新手学开网店（第2版）

网店装修与推广（第2版）

Office 2013入门与实战（第2版）

新手学电脑（第2版）

中老年人学电脑（第2版）

电脑组装、维护与故障排除（第2版）

电脑安全与黑客攻防（第2版）

网页设计与制作入门与实战

AutoCAD 2016中文版入门与实战

Photoshop CS6平面设计入门与实战

 

 

丛书两大特色

本丛书主要体现了“理论知识和操作学得会，实战工作中能够用得好”的策划和创作宗旨。

 

理论知识和操作学得会

讲解上——实用为先，语言精练

本丛书在内容挑选方面注重3个“最”——内容最实用，操作最常见，案例最典型，并且用最通俗的语言精练讲解理论知识，以提高读者的阅读和学习效率。

外观上——单双混排，全程图解

本丛书采用灵活的单双混排方式，主打图解式操作，并且每个操作步骤在内容和配图上均采用编号进行逐一对应，使整个操作更清晰，让读者能够轻松和快速掌握。

结构上——布局科学，学习 + 提升同步进行

本丛书每章知识的内容安排上，采取“主体知识＋给你支招”的结构。其中，“主体知识”是针对当前章节涉及的所有理论知识进行讲解；“给你支招”是对本章相关知识的延伸与提升，其实用性和技巧性更强。

信息上——栏目丰富，延展学习

本丛书在知识讲解过程中，还穿插了各种栏目版块，如小绝招、给你支招和长知识。通过这些栏目，有效增加了本书的知识量，扩展了读者的学习宽度，从而帮助读者掌握更多实用的技巧操作。

 

实战工作中能够用得好

本丛书在讲解过程中，采用“知识点＋实例操作”的结构来讲解，为了让读者清楚涉及的知识在实际工作中的具体应用，所有的案例均来源于实际工作中的典型案例，比较有针对性。通过这种讲解方式，让读者能在真实的环境中体会知识的应用，从而达到举一反三、融会贯通的目的。

 

关于本书内容

本书是“学以致用系列丛书”中的《Excel高效办公入门与实战》，全书共分为12章，主要包括Excel基础操作、数据计算、分析和管理、数据高级分析、Excel与Word协同办公和综合实践等部分，各部分的具体内容如下。

 

章节介绍                      内容体系                                                                   作 用

Chapter 01~ 这部分主要是讲解Excel的基础、                                通过本部分的学习，用户

Chapter 05  通用和必备操作，其中包括                                         可轻松地制作和设置专业

                            Excel工作环境的自定义、                                       的商务表格

                            标准表格创建、格式的设置

                             以及对象的添加使用等

 

Chapter 06~  这部分是对数据进行计算、                                           帮助用户对表格数据进行

Chapter 08   分析和管理，让复杂的                                                   计算、管理和分析

                        数据计算变得简单，

                        让潜在规律和问题被发现

                       并直观展示帮助用户对表格

                       数据进行计算、管理和分析

 

Chapter 09  这部分属于数据的高级分析                                        对数据进行多维透视分

                        部分，其中主要内容是数据                                        析，帮助用户发现数据的

                      透视表、数据透视图以及                                                深层规律或潜在问题

                       辅助工具切片器

 

Chapter 10   这部分主要介绍Word和Excel                                           帮助用户轻松地对Office

                       之间的数据共享和相互调用的                                                办公组件进行数据共享与

                           一些实用知识                                                                       互换

 

Chapter 11~  这部分主要是综合实例，                                                 巩固、复习和提高本书的相关

Chapter 12   将本书的知识点有机结                                                         知识点，达到举一反

                         合并串联起来，分析                                                             三的目的

                           这些知识应用到实际工作中

                            的情况，帮助用户巩固

                          相关知识点，同时实现升

                          华知识点的目的

             

关于本书特点            

 

特 点          说 明

系统全面   本书体系完善，由浅入深地对

           Excel商务办公的实用操作知识

           和技巧进行了全面讲解，通过

           基础操作、数据计算、分析和

           管理、数据高级分析、Excel

           与Word的协同办公以及综合

           实践这5大部分的学习，帮助

           读者更系统地掌握本书的知识

 

案例实用   本书为了让读者更容易学会

           使用Excel，不仅对理论知识

           配备了大量的案例操作，

           而且在案例选择上也很注重

           实用性，这些案例不单单

           是为了验证知识操作，

           也是实际工作和生活中常遇到

           的问题。通过这些案例，

           可以让读者在学会知识的同时

           解决工作和生活中的问题，

           达到双赢的目的

 

拓展丰富   在本书讲解的过程中安排了

           上百个“小绝招”和“长知识”

           板块，用于对相关知识的提升和

           延展。另外，在每章的最后

           还专门增加了“给你支招”板块，

           让读者学会更多的进阶技巧，

           从而提高工作效率

 

实用性强   本书不仅语言通俗易懂，

           同时结合实践工作中的应用

           来讲解知识，让读者轻松掌

           握理论知识的同时，能很好地

           将理论应用到实际工作中，

           真正做到学以致用

 

关于读者对象

本书主要定位于想快速掌握Excel，并使用Excel进行商务办公从事行政与人事等方面工作的用户，同时还适合不同层次的办公人员、文秘、财务人员和国家公务员等。此外，本书也适用于各类家庭用户和社会培训学员使用，或作为各大中专院校及各类电脑培训机构的教材使用。

 

关于创作团队

本书由智云科技编著，参与本书编写的人员有邱超群、杨群、罗浩、林菊芳、马英、邱银春、罗丹丹、刘畅、林晓军、周磊、蒋明熙、甘林圣、丁颖、蒋杰、何超等，在此对大家的辛勤工作表示衷心的感谢！

由于编者经验有限，加之时间仓促，书中难免会有疏漏和不足，恳请专家和读者不吝赐教。

 

 

编  者

 

目录

 

Chapter 01  开启高效办公前需先了解学习目标

1.1 Excel的应用领域有哪些 2

1.2 Excel经历了哪些版本 3

1.3 细说Excel三大组成部分 6

1.4 定制符合个人习惯的操作环境 7

1.4.1　默认布局不顺手怎么办 7

1.4.2　说说隐藏屏幕提示信息 8

1.4.3　把隐藏的功能“揪”出来 8

1.4.4　将常用功能单独放置 9

给你支招

固定显示常用文件 10

预览要打开文件的效果 11

设置整个工作簿显示的选项 12

 

Chapter 02  Excel办公入门操作

2.1 创建员工档案表 14

2.1.1　快速创建空白工作簿 14

2.1.2　工作表的基本操作 14

2.2 完善工资表 16

2.2.1　普通文本的输入 17

2.2.2　有规律数据的输入 17

2.2.3　输入超过11位的数字数据 18

2.2.4　多个单元格输入相同内容 19

2.2.5　输入本列已有内容 20

2.3 编辑员工考勤表 20

2.3.1　常规的查找和替换 21

2.3.2　查找和替换的高级选项 22

2.3.3　数据的移动和复制 23

给你支招

怎样为工作簿设置打开密码 24

让工作簿只能看不能改 25

 

Chapter 03  高效办公的必会技巧

3.1　编辑员工注册信息 28

3.1.1　从文本文档导入数据 28

3.1.2　使用分列功能拆分数据 30

3.1.3　快速改变数据类型 31

3.2 完善社保缴纳记录 32

3.2.1　同时操作多张工作表 32

3.2.2　同列中不能输入相同数据 33

3.2.3　限制数据的输入选项 34

3.2.4　控制单元格数据的长度 35

3.2.5　输入非法值的错误提示 36

3.3 文件管理中的跳转 37

3.3.1　利用超链接打开指定文件夹 38

3.3.2　在不同工作表间的跳转 38

3.3.3　用超链接打开文件 39

3.3.4　为超链接设置屏幕提示 40

给你支招

直接获取网页上的数据到工作表 41

为有规律的文件批量创建超链接 42

让超链接文本字体不发生改变 43

 

Chapter 04  表格编辑第一步：格式化

4.1 用主题美化员工月度工资表 46

4.1.1　直接应用主题效果 46

4.1.2　自定义主题 46

4.2 用表格样式美化办公用品领用登记表 48

4.2.1　为单元格区域套用表格样式 49

4.2.2　设置表格样式的显示效果 49

4.2.3　自定义表格样式 51

4.3 用单元格样式美化加班统计表 53

4.3.1　套用单元格样式 53

4.3.2　自定义单元格样式 53

4.3.3　数字格式也能美化表格 55

4.3.4　用底纹突出单元格数据 58

4.4 面试成绩表的动态美化 59

4.4.1　显示数值最大的前3项 59

4.4.2　强调表格中的重复数据 60

4.4.3　用数据条展示数据大小 61

4.4.4　用图标集展示数据 61

4.4.5　巧用规则实现隔行样式 62

给你支招

在自定义格式中加入条件判断 64

判断单个单元格后设置一行的格式 65

 

 

Chapter 05  让表格更丰富：对象的使用

5.1 制作公司组织结构图 68

5.1.1　插入SmartArt对象 68

5.1.2　添加和删除形状 69

5.1.3　更改图示布局 70

5.1.4　SmartArt图形的简单美化 71

5.2 手工绘制招聘流程图 72

5.2.1　绘制招聘流程图基本形状 72

5.2.2　在形状中添加文字 73

5.2.3　形状的复制和修改 74

5.2.4　排列和连接形状 75

5.2.5　在自定义图示中添加说明 77

5.2.6　自选图形的简单美化 78

5.3 制作招聘广告 79

5.3.1　在表格中插入并编辑图片 79

5.3.2　创建艺术字标题 81

5.3.3　设置三维效果艺术字 82

5.3.4　用形状装饰广告 84

给你支招

如何修改形状 85

怎样将图片裁剪为任意形状 86

 

Chapter 06  数据的处理：公式与函数

6.1  写在使用公式函数之前 88

6.1.1　公式让数据计算成为可能 88

6.1.2　函数让数据计算更简单 90

6.1.3　函数嵌套让数据计算更智能 92

6.1.4　单元格名称让公式更直观 94

6.2  人事档案中的自动计算 99

6.2.1　自动生成记录编号 99

6.2.2　根据身份证号填写性别 101

6.2.3　用身份证号提取员工生日 103

6.2.4　根据身份证号填写员工年龄 106

6.2.5　计算员工当前工龄 109

6.3  月度工资中的自动计算 110

6.3.1　计算考勤扣除金额 110

6.3.2　根据职务查询基本工资 113

6.3.3　根据销售业绩计算提成工资 115

6.3.4　计算实发工资 117

6.3.5　制作工资条 122

6.4  考勤管理表中的自动统计 124

6.4.1　自动计算迟到时间 124

6.4.2　根据考勤数据填写考勤统计表 126

6.4.3　判断是否全勤 128

6.4.4　汇总考勤情况 131

6.5  员工参保情况统计中的自动计算 133

6.5.1　个人缴纳社保金额 133

6.5.2　计算员工社保缴费基数 134

给你支招

快速进行加减乘除的计算 136

巧妙隐藏公式/函数 137

 

Chapter 07  数据的图形化分析：图表

7.1  学历结构分析更适合用图表 140

7.1.1　创建饼图 140

7.1.2　更改图表类型 140

7.1.3　为图表添加一个适合的标题 141

7.1.4　调整图表的大小 142

7.1.5　移动图表的位置 144

7.1.6　使用图表样式美化图表 145

7.2  工作进度管理也适合用图表 148

7.2.1　创建条形图 148

7.2.2　手动调整数据源 148

7.2.3　设置坐标轴格式 150

7.2.4　设置数据系列填充效果 152

7.3  员工工作能力分析可用动态图表 158

7.3.1　利用数据验证控制分类 158

7.3.2　根据分类生成有效数据源 160

7.3.3　根据动态数据源创建图表 162

7.3.4　简单美化图表 163

7.3.5　添加动态文本框 166

7.3.6　组合对象 168

给你支招

如何制作半圆饼图 168

给你支招|如何使用控件控制图表显示 169

 

Chapter 08  数据管理进阶：排序与分类汇总

8.1  管理和分析考核成绩表 172

8.1.1　最快速且简单的排序方法 172

8.1.2　按行进行排序 172

8.1.3　按单元格颜色进行排序 174

8.1.4　多条件排序 175

8.1.5　自定义排序序列 176

8.2  从人事档案表中选出需要数据 178

8.2.1　进入数据筛选状态就是要快 178

8.2.2　靠前数据能快速筛选出来 179

8.2.3　按日期也能筛选 180

8.2.4　满足多个条件也能筛选 181

8.2.5　自定义多条件筛选 182

8.2.6　使用自动筛选删除空行 183

8.2.7　按颜色进行筛选 185

8.3　 汇总查看面试情况 186

8.3.1　快速创建分类汇总 186

8.3.2　多个汇总字段的分类汇总 187

8.3.3　多个汇总方式的分类汇总 189

8.3.4　将汇总数据分页显示 191

8.3.5　显示汇总部分数据 193

给你支招

如何巧妙恢复到排序之前的顺序 194

在多条件的高级筛选中如何使用模糊

匹配 195

 

Chapter 09  数据的高级分析：透视功能

9.1　 在工资表中使用数据透视表 198

9.1.1　创建数据透视表 198

9.1.2　设置数据透视表布局 199

9.1.3　设置数据透视表格式 201

9.2　 完善工资表中的数据透视表 203

9.2.1　隐藏和显示明细数据 203

9.2.2　更改数据透视表的汇总方式 206

9.2.3　使用计算字段 206

9.2.4　移动数据透视表 208

9.3　 切片器在人事档案中的筛选功能 209

9.3.1　在数据透视表中创建切片器 209

9.3.2　设置切片器的格式 210

9.3.3　多个报表中实现切片器共享 211

9.4　 使用数据透视图分析工作统计表 212

9.4.1　创建数据透视图 212

9.4.2　更改数据透视图图表类型 214

9.4.3　使用筛选功能改变图表数据 215

给你支招

如何修改添加的计算字段内容 216

这样自定义数据透视表样式 217

 

Chapter 10  这样才更高效：协同办公

10.1　 人事档案在Excel和Access中共享 220

10.1.1　从Access中获取数据 220

10.1.2　将Excel数据导入Access 221

10.2　 多人共享项目监听复核表 224

10.2.1　在局域网中共享工作簿 224

10.2.2　按用户权限设置编辑区域 227

10.2.3　在修订模式下操作工作簿 230

10.2.4　处理其他人的修订数据 231

10.2.5　新建批注 232

10.2.6　查看批注 234

10.2.7　删除批注 235

10.3　 Excel与Word协作打印工资条 236

10.3.1　在Word中插入Excel表格 236

10.3.2　使用邮件合并添加数据 238

10.3.3　预览和打印工资条 241

给你支招

如何让局域网用户查找到共享工作簿并

进行操作 243

设置密码保护共享工作簿 244

 

Chapter 11 人事档案管理系统

11.1　 案例制作效果和思路 248

11.2　 制作招聘流程图 249

11.2.1　创建流程图标题 249

11.2.2　制作流程模块 251

11.2.3　添加流程引导线 253

11.2.4　完善招聘流程图 255

11.3　 制作面试通知单 257

11.3.1　制作通知单表头 257

11.3.2　制作通知单主体部分 258

11.4　 制作面试评分表 261

11.4.1　制作评分表的结构 261

11.4.2　设置评分表的样式 262

11.4.3　使用符号标识的重要性 263

11.4.4　自动计算总分和评定 263

11.5　 制作员工登记表 264

11.5.1　自动生成临时编号 264

11.5.2　提供部门选项 266

11.5.3　设置身份证号的有效输入 266

11.6　 制作员工工作证 267

11.6.1　制作工作证样式 267

11.6.2　使用文本框完善对象 270

11.7　 案例制作总结和答疑 271

给你支招

让流程图真正以图片方式显示 272

如何控制“总分”单元格显示为空白 272

 

Chapter 12  员工薪酬管理系统

12.1　 案例制作效果和思路 274

12.2　 完善员工基本档案表 275

12.2.1　使用函数进行信息完善 275

12.2.2　对信息档案数据进行排序 276

12.2.3　对人力结构进行分析 277

12.3　 制作考勤统计表 279

12.3.1　统计考勤数据 279

12.3.2　计算考勤扣除数据 281

12.4　 制作加班记录表 282

12.4.1　计算加班时长 282

12.4.2　用批注说明时长计算规则 284

12.4.3　累计加班时长 285

12.4.4　使用名称参与计算 287

12.5　 制作薪酬数据表 288

12.5.1　调用工资相关数据 288

12.5.2　整体工资对比分析 289

12.5.3　员工个体薪酬结构分析 293

12.6　 制作和打印工资条 296

12.6.1　制作工资条 296

12.6.2　打印工资条 297

12.7　 案例制作总结和答疑 298

给你支招

数组函数的特殊性 298

规避数据项不出现的情况 299