内容简介

本书通过250个实战秘技的讲解，带领读者学习Word/Excel在行政文秘办公中的实战技巧，无论是新手还是经常使用Word、Excel的行家，都可以从本书中受益。

全书共14章，分别介绍从基础开始学习Word、文档的输入与编辑、Word中的图文混排、长文档的编辑、保护与完善文档、掌握页面布局与打印、工作簿与工作表基础知识、编辑单元格的其他招儿、数据输入与编辑、数据的筛选、排序与汇总技巧、数据透视表与透视图的巧妙应用、Excel图表的应用、公式与函数的应用、掌握工作表的打印等内容。

本书结构合理、图文并茂，既适合各行业行政人员和文秘工作人员使用，也适合作为高职高专院校相关专业的教材，同时还可以作为Office软件短训班的培训教材或学习辅导书。

 

前言

随着高效化、数字化、图表化的直观阅读时代的到来，Word和Excel在工作汇报、企业宣传、财务报表等领域占有举足轻重的地位。

本书的特色包含以下4点。

* 快速索引，简单便捷：本书考虑到读者实际遇到问题时的查找习惯，从而在目录中即可快速检索出自己需要的技巧。

* 传授秘技，招招实用：本书总结了250个使用Word和Excel时常见的难题，并对Word和Excel的每一步操作都进行详细讲解，从而使读者能轻松掌握实用的操作秘技。

* 知识拓展，学以致用：本书中的每个技巧都含有知识拓展的内容，对每个技巧的知识点都进行了延伸，能够让读者学以致用，对日常的工作、学习有所帮助。

* 图文并茂，视频教学：本书采用一步一图形的方式，使技巧的讲解形象而生动。另外，本书配盘备了所有技巧的教学视频，使读者的Word和Excel学习更加轻松。

 

本书共分为14章，具体内容介绍如下。

 

* 从基础开始学习Word ：介绍创建文档、打开文档、保存文档和设置文档编辑权限等内容。

* 文档的输入与编辑：介绍输入文字、数字、日期、移动文字、删除文字、复制和粘贴文字等内容。

* Word中的图文混排：介绍创建文档表格、调整表格的表格样式、用SmartArt制作公司组织结构图、插入与编辑图片等内容。

* 长文档的编辑：介绍设置文档的自动编号、项目符号、大纲级别和文本样式等内容。

* 修订与完善文档：介绍添加批注、删除批注、拒绝修订、接受修订、拼写和语法检查等内容。

* 掌握页面布局与打印：介绍修改打印的纸张方向、大小和页边距，设置文档的页眉、页脚和页码以及打印文档等内容。

* 工作簿与工作表的基础知识：介绍创建、加密、复制、移动、删除、隐藏工作簿和工作表等内容。

* 编辑单元格的技巧：介绍在工作表中插入行和列，设置工作表边框、底纹、单元格样式等内容。

* 数据输入与编辑：介绍在工作表中输入和编辑日期、数据、小数、负数等内容。

* 数据的筛选、排序与汇总技巧：介绍筛选数据、排序数据以及汇总数据等内容。

* 数据透视表与透视图的巧妙应用：介绍创建与编辑数据透视表、创建与编辑数据透视图等内容。

* 第12 章 Excel 图表的应用：介绍柱形图、折线图、饼图、雷达图、条形图、面积图、XY（散点） 图、组合图、曲面图、股价图、圆环图以及气泡图图表的创建与编辑等内容。

* 第13 章 公式与函数的应用：介绍SUM、AND、AVERAGE、LEFT、OR、YEAR 与TODAY 以及MID 等函数的应用。

* 第14 章 掌握工作表的打印：介绍设置打印纸张的大小和方向、打印活动工作表、指定打印的页数等内容。

 

作者团队及服务

本书由李杏林编著，其他参与编写的人员有张小雪、罗超、李雨旦、孙志丹、何辉、彭蔓、梅文、毛琼健、胡丹、何荣、张静玲、舒琳博等。 

由于作者水平有限，书中错误、疏漏之处在所难免。在感谢您选择本书的同时，也希望您能够把对本书的意见和建议告诉我们。

 

编　者 

 

目录

 

第1章　从基础开始学习Word....1

 

招式001　创建空白的文档 ........2

 

招式002　打开个人授权委托书文档 ......3

 

招式003　设置销售总监年终总结的默认保存格式 ......4

 

招式004　设置自动保存文档的时间 ......5

 

招式005　设置最近使用文档的显示数目 ............6

 

招式006　创建老师工作总结开头文档密码 ........7

 

招式007　设置会议邀请函文档编辑权限 ............8

 

招式008　恢复被损坏的工作总结报告文档 ........9

 

招式009　查看及添加文档属性 ...........10

 

招式010　保存旅游营销策划书时打包字体 ......11

 

招式011　将感谢信文档保存为网页.....12

 

招式012　隐藏两页之间的空白区域 ....13

 

招式013　光标快速定位法 ......14

 

招式014　如何并排查看两个文档 ........16

 

招式015　神奇的格式刷 .........17

 

招式016　在多个文档中搜索特定文档 .18

 

招式017　插入和改写模式的快速切换 .20

 

招式018　省力的页面“自动滚动”功能 ..........21

 

招式019　删除文档历史记录 ..22

 

第2章　文档的输入与编辑........23

 

招式020　输入面试礼仪中的文字 ........24

 

招式021　输入采购物品说明中的数字 .25

 

招式022　插入公司庆典中的日期和时间 ..........26

 

招式023　输入化学式课件的角标 ........27

 

招式024　输入面试礼仪带圈数字 ........29

 

招式025　插入数学习题课件中的符号 .30

 

招式026　使用“自动更正”快速输入常用文本 ....31

 

招式027　选择并修改销售员工礼仪培训中的文字 ....33

 

招式028　给语文课件中的汉字添加拼音 ..........34

 

招式029　移动公司租房合同中的文字 .35

 

招式030　转换英语课件中英文字母的大小写 ...36

 

招式031　一次性将所有的方括号替换成圆括号 ....37

 

招式032　巧用“选择性粘贴”对话框 .38

 

招式033　快速复制粘贴销售合同的文本 ..........39

 

招式034　快速删除旅游营销策划中多余的空行 ....40

 

招式035　如何暂时性隐藏文档中的部分文字 ...42

 

招式036　巧妙清除网页中的干扰码 ....43

 

招式037　快速制作工程招标范本中的下划线 ...44

 

招式038　显示中文词句的英文翻译 ....45

 

招式039　转换简繁体文字 ......46

 

招式040　自定义简繁转换的词典 ........47

 

招式041　设置考勤制度的字体格式 ....48

 

招式042　设置劳动合同订立原则中字符间距 ...50

 

招式043　设置旅游邀请函的字体效果 .51

 

招式044　设置安全主题汇报的首字下沉 ..........52

 

招式045　设置平面广告文案的段落格式 ..........53

 

招式046　设置商业保密协议的对齐方式 ..........55

招式047　快速创建办公用品登记表格 .58 

招式048　调整办公用品登记表的行高与列宽 ...59 

招式049　修改员工档案的表格样式 ....60 

招式050　快速输入员工工资表中的数据 ..........62 

招式051　在员工绩效考核表中添加行和列 ......62 

招式052　转换采购合同中的表格对象 .64 

招式053　绘制培训流程图中的图形 ....65 

招式054　美化人力资源规划流程中的图形 ......66 

招式055　用SmartArt 制作公司组织结构图 .....68 

招式056　在费用报销流程图中插入文本框 ......69 

招式057　插入中秋节策划活动中的图片 ..........70 

招式058　添加旅游文化开幕式邀请函中的艺术字 .71 

招式059　随心所欲剪裁美食宣传海报中的图片 ....72 

招式060　组合人力资源规划图中的图形 ..........73 

招式061　修改个人简历中的图片样式 .74 

招式062　将制度管理中的图片衬于文字下方 ...75 

招式063　删除创意婚礼文案的背景图片 ..........76 

招式064　双栏排版会议记录要求文档 .77 

招式065　固定端午节放假通知中的图片 ..........78 

招式066　以链接方式插入旅游营销策划中的图片 ....80 

招式067　提取经销商大会发言稿中的图片 ......81 

招式068　环绕旅游营销策划中的图片和文字 ...82 

招式069　设置公司章程的页面背景 ....83 

第4 章　长文档的编辑..85 

招式070　设置员工手册编写原则自动编号 ......86 

招式071　为售后服务礼仪应用项目符号 ..........87 

招式072　清除保密协议中多余的样式 .88 

招式073　修改销售合同的文本样式 ....89 

招式074　在数学课件中应用文本样式 .91 

招式075　取消自动产生的编号 ...........92 

招式076　设置员工培训管理制度的大纲级别 ...93 

招式077　创建员工行为规范的目录 ....95 

招式078　为广告策划宣传插入题注 ....96 

招式079　将旅游营销策划书的目录变为普通文本 ....98 

招式080　让员工手册目录自动更新 ....98 

招式081　隐藏图片加速浏览长文档内容 ..........99 

招式082　显示与隐藏域底纹 100 

招式083　合并多个文档 .......102 

第5 章　修订与完善文档.........103 

招式084　添加薪酬制度批注 104 

招式085　删除办公室礼仪批注 .........105 

招式086　自定义销售合同的批注框文本 ........106 

招式087　修改员工辞职报告批注者的姓名 ....107 

招式088　为公司病假制度添加书签 ..108 

招式089　启用与关闭修订模式 .........109 

招式090　接受对课程表文档的修订 .. 110 

招式091　拒绝对餐厅健康制度文档的修订 .... 111 

招式092　快速统计春节放假通知中的字数 .... 112 

招式093　比较商业银行邀请函修订文档 ........ 113 

招式094　切换修订的显示状态 ......... 114 

招式095　拼写与语法检查 .... 115 

招式096　修改错误的拼写和语法 ...... 116

第6 章　掌握页面布局与打印..119 

招式097　修改新员工招聘管理制度文档纸张大小 ..120 

招式098　调整员工培训制度页面边距 ............121 

招式099　为员工培训制度预留出装订线的位置 ..122 

招式100　让文档内容自动在页面中居中对齐显示 ..123 

招式101　设置电话销售技巧的页面方向 ........125 

招式102　设置公司招聘文档页眉 ......126 

招式103　设置公司招聘文档页脚 ......127 

招式104　修改劳动合同首页页眉与页脚的不同 ..128 

招式105　在奇偶页中设置不同的页眉页脚 ....129 

招式106　去除创意婚礼策划方案页眉上的横线 ..130 

招式107　设置公司内外网使用制度的文字方向 ..132 

招式108　使用阅读视图查看公关会谈礼仪文档 ..133 

招式109　设置劳动合同必备条款双页显示 ....134 

招式110　让员工奖惩制度的每页都从奇数页开始 ..135 

招式111　添加公司解聘制度中的页码 ............136 

招式112　为奇偶页设置不同格式的页码 ........137 

招式113　快速删除劳动合同分页符...138 

招式114　在一页纸上打印多页内容...140 

招式115　双面打印销售总监总结文档 ............140 

招式116　打印销售总监总结文档的部分内容 ..142 

招式117　打印文档附属信息 143 

招式118　打印个人述职报告的背景...144 

招式119　从最后一页开始打印文档...145 

招式120　一次性打印多份文档 .........145 

第7 章　工作簿与工作表的基础知识....147 

招式121　快速创建工作表 ....148 

招式122　为员工工资表加密 149 

招式123　在多个Excel 工作表之间快速切换 ..151 

招式124　保存新建的工作簿文件 ......152 

招式125　修复受损的利润分配表文件 ............153 

招式126　将任课教师领书记录表另存为PDF ....154 

招式127　快速插入并重命名工作表 ..155 

招式128　复制财务报表工作表 .........156 

招式129　隐藏财务会计科目工作表 ..158 

招式130　修改工作表标签的颜色 ......159 

招式131　快速转换值班安排表的行和列 ........159 

招式132　长报表如何固定表头显示 ..160 

招式133　保存财务明细账目表时取消兼容检查 ..161 

招式134　选取净现值法投资分析表中的单元格 .....164 

招式135　取消员工销售量表中的0 值显示 ..165 

第8 章　编辑单元格的技巧......163

 

招式136　快速插入工资考勤记录表的单元格 .....166 

招式137　插入报销单中的行和列 ......167 

招式138　快速选定财务收支计划表中的区域 ..169 

招式139　快速合并班级操行评定表单元格 ....170 

招式140　隐藏与显示员工工资表的行和列 ....171 

招式141　删除财务机构及人员情况表中的行与列 .....172 

招式142　为地质调查费用报表单元格绘制斜线表头 ..173 

招式143　快速调整保险业资产负债表的行高与列宽 .....175 

招式144　拆分固定资产汇总表的单元格 ........176 

招式145　将办公用品领用记录表的文本居中对齐 ..177 

招式146　设置成本分析表单元格的边框样式 ..178 

招式147　取消电脑配件销售表单元格链接 ....179 

招式148　为存货明细表设置底纹 ......180 

招式149　为销售业绩表设置字体 ......182 

招式150　为日程表快速设置单元格样式 ........183 

招式151　自动标识出加班记录表中的双休日 .....184 

招式152　清除日常费用统计表的条件格式 ....185 

招式153　快速输入学生信息表中当前日期 ....188 

招式154　快速在旅游情况汇总表中输入数据 ..189 

招式155　使用自动填充连续插入比率分析表序号 .....190 

招式156　为出资情况表快速填入相同内容 ....191 

招式157　在同一个单元格内输入多行数据 ....192 

招式158　一次性在不连续单元格中输入相同数据 ..194 

招式159　为财务指标比较分析表快速输入大量负数 ..194 

招式160　为贸易额统计表快速互换两列数据 ..196 

招式161　让输入的数据自动添加小数位 ........197 

招式162　自动转换成本预测表的大写金额 ....198 

招式163　让身份证号码不要显示为科学计数方式 ..199 

招式164　快速输入培训课程表中的特殊符号 ..200 

招式165　输入1 显示“√”，输入0显示“×” ...........201 

招式166　将完整的计算公式显示在单元格中 .202 

招式167　限定输入指定范围内的日期 ............203 

招式168　防止车辆销售表输入重复的数据 ....204 

招式169　自动实现中英文输入法快速切换 ....205 

招式170　设置分期付款数据表的文本长度限制 ..206 

招式171　设置公司职员名单表的数字输入限制 ..207 

招式172　创建具有下拉选项的输入项 ............208 

招式173　查找和替换日常费用统计表中的数据 ..210 

招式174　使用“自动更正”快速输入数据 .... 211 

 

第10章　数据的筛选、排序与汇总技巧.213 

招式175　按生产方案选择表的多个关键字 

排序 ..214 

招式176　将成绩统计表按行排序 ......215 

招式177　按单元格颜色排序日销售报表 ........216 

招式178　通过列表筛选成绩表 .........217 

招式179　按文本进行筛选 ....218 

招式180　通过所选单元格进行筛选 ..219 

招式181　将筛选结果输出到工作表中 ............221 

招式182　为员工工资统计表创建分类汇总 ....222 

招式183　分类汇总结果的复制 .........223 

招式184　显示或隐藏分级显示的数据 ............224 

招式185　创建嵌套分类汇总 224 

招式186　创建日常安排表的组 .........225 

招式187　清除分级显示 .......226 

第11章　数据透视表与透视图的巧妙应用..........229 

招式188　快速为基本工资记录表创建数据透视表 .....230 

招式189　为数据透视表添加字段 ......231 

招式190　在工资表中调整字段位置 ..232 

招式191　更改数据透视表的数据源 ..233 

招式192　快速清除数据透视表中的所有内容 ..235 

招式193　移动数据透视表 ....235