内容简介

本书共15章，主要包括Office共性知识、Word组件应用、Excel组件应用、PowerPoint组件应用、Office协

同应用和综合实例等内容。读者通过对本书的学习，不仅能掌握使用Word、Excel和PowerPoint软件辅助进行

商务办公的基本知识和软件操作，通过本书列举的实战案例，还可以学会举一反三，在实战工作中用得更好。

此外，本书还提供了丰富的栏目板块，如“小绝招”“长知识”和“给你支招”，这些板块丰富了本书

的知识，提供了更多的常用技巧，提高了读者的实战操作能力。

本书主要定位于希望快速掌握Word、Excel和PowerPoint办公操作的初、中级用户，适合不同年龄段的办

公人员、文秘、财务人员、国家公务员使用。此外，本书也适合各类家庭用户、社会培训学员使用，或作为

各大中专院校及各类电脑培训班的教材。

 

前言

 

关于本丛书

如今，学会使用计算机已不再是休闲娱乐的一种生活方式，在工作节奏如此快的今

天，它已成为各行业人士工作中不可替代的一种工作方式。为了让更多的初学者学会计

算机和相关软件的操作，经过我们精心策划和创作，“学以致用系列丛书”已在2015

年年初和广大读者见面了。该丛书自上市以来，一直反响很好，而且销量突破预计。

为了回馈广大读者，让更多的人学会使用电脑和一些常用软件的操作，时隔一

年，我们对“学以致用系列丛书”进行了全新升级改版，不仅优化了版式效果，更对

内容进行了全面更新，并拓展了深度，让读者能学到更多实用的技巧。

本丛书涉及电脑基础与入门、网上开店、Office办公软件、图形图像和网页设计

等方面，每本书的内容和讲解方式都根据其特有的应用要求进行量身打造，目的是让

读者真正学得会、用得好。“学以致用系列丛书”具体包括的书目如下：

 

◆ Excel高效办公入门与实战

◆ Excel函数和图表入门与实战

◆ Excel数据透视表入门与实战

◆ Access 数据库基础及应用（第2版）

◆ PPT设计与制作（第2版）

◆ 新手学开网店（第2版）

◆ 网店装修与推广（第2版）

◆ Office 2013入门与实战（第2版）

◆ 新手学电脑（第2版）

◆ 中老年人学电脑（第2版）

◆ 电脑组装、维护与故障排除（第2版）

◆ 电脑安全与黑客攻防（第2版）

◆ 网页设计与制作入门与实战

◆ AutoCAD 2016中文版入门与实战

◆ Photoshop CS6平面设计入门与实战

 

丛书两大特色

本丛书主要体现了“理论知识和操作学得会，实战工作中能够用得好”的策划和

创作宗旨。

理论知识和操作学得会

◆◆讲解上——实用为先，语言精练

本丛书在内容挑选方面注重3个“最”——内容最实用，操作最常见，案例最典

型，并且用最通俗的语言精练讲解理论知识，以提高读者的阅读和学习效率。

◆◆外观上——单双混排，全程图解

本丛书采用灵活的单双混排方式，主打图解式操作，并且每个操作步骤在内容和

配图上均采用编号进行逐一对应，使整个操作更清晰，让读者能够轻松和快速掌握。

◆◆结构上——布局科学，学习 + 提升同步进行

本丛书每章知识的内容安排上，采取“主体知识＋给你支招”的结构。其中，

“主体知识”是针对当前章节涉及的所有理论知识进行讲解；“给你支招”是对本章

相关知识的延伸与提升，其实用性和技巧性更强。

◆◆信息上——栏目丰富，延展学习

本丛书在知识讲解过程中，还穿插了各种栏目板块，如小绝招、给你支招和长知

识。通过这些栏目，有效增加了本书的知识量，扩展了读者的学习宽度，从而帮助读

者掌握更多实用的技巧操作。

实战工作中能够用得好

本丛书在讲解过程中，采用“知识点＋实例操作”的结构来讲解，为了让读者清

楚涉及的知识在实际工作中的具体应用，所有的案例均来源于实际工作中的典型案

例，比较有针对性。通过这种讲解方式，让读者能在真实的环境中体会知识的应用，

从而达到举一反三、融会贯通的目的。

    

章节介绍                              内容体系                                                                  作用

Chapter 01 主要讲解Office 2013的新增功能、                                         对Office初步了解，

                    软件界面、启动与退出操作等，                                                掌握通用和基础的操作

                         为后面的学习奠基

 

Chapter 02~ 主要讲解文档相关操作，                                                        熟练掌握Word办公中

Chapter 04  使用图片、文本框、艺术                                                           各种文档的编排操作

                         字、形状、图表等对象

                          制作图文混排的文档

 

Chapter 05~ 主要讲解使用Excel制作表格                                                      掌握Excel对各种数据

Chapter 08  和计算、管理和分析数据                                                                的存储、管理与分析

                         的相关操作，如公式函数、

                         分类汇总、排序和图表等

 

 

Chapter 09～ 主要讲解创建商务演示文稿的                                               掌握使用PowerPoint

Chapter 11   必会操作，通过动画、音频和                                                   展示的各种操作

                           视频文件丰富演示文稿以及

                          放映和分享幻灯片

 

Chapter 12  主要讲解如何在Word和Excel中                                          掌握各个组件之间数

                     互调数据，以及如何在Word文档                                             据的相互使用和转换

                        和幻灯片中互用内容

 

Chapter 13~  包括3个综合案例，分别是制作                                      掌握各种组件在实战

Chapter 15   旅游宣传单文档、当月个人费用                                       办公中的具体应用

                         开支管理和分析以及制作年终

                           报告演示文稿

 

本书特点

 

特　点          说　明

系统全面    本书体系完善，由浅入深地对Office

            商务办公软件的实用操作知识和技巧

            进行了全面讲解，内容包括Office

            共性知识、Word组件应用、Excel组件

            应用、PowerPoint组件应用、Office

            协同应用和综合实例等

 

案例实用    本书不仅为理论知识配备了大量的案例

            操作，而且在案例选择上也很注重实用

            性，这些案例不单单是为了验证知识

            操作，而且也是我们实际工作和生活

            中经常遇到的问题。因此，通过这些

            案例，可以让我们在学会知识的同时，

            解决工作和生活中的问题，达到双赢的目的

 

拓展知识丰富  本书在讲解的过程中安排了上百个“小绝招”

              和“长知识”板块，用于对相关知识的提升

              或延展。另外，在每章的最后还专门增加了

             “给你支招”板块，可以让读者学会更多的

              进阶技巧，从而提高工作效率

 

实用性强      本书不仅语言通俗易懂，同时结合实践工作

              中的应用来讲解，让读者轻松掌握知识点的

              同时，能很好地将理论知识应用于实际工作

              中，真正做到学以致用

 

读者对象

本书主要定位于希望快速掌握Word、Excel和PowerPoint办公操作的初、中级

用户，适合不同年龄段的办公人员、文秘、财务人员、国家公务员使用。此外，本书

也适合各类家庭用户、社会培训学员使用，或作为各大中专院校及各类电脑培训班的

教材。

 

创作团队

本书由智云科技编著，参与本书编写的人员有邱超群、杨群、罗浩、林菊芳、马

英、邱银春、罗丹丹、刘畅、林晓军、周磊、蒋明熙、甘林圣、丁颖、蒋杰、何超

等，在此对大家的辛勤工作表示衷心的感谢！

由于编者经验有限，加之时间仓促，书中难免会有疏漏和不足，恳请专家和读者

不吝赐教。

 

编 者

 

目录

Chapter 01  Office软件入门和常规操作

1.1　 快速了解Office 2013的变化2

1.2　 认识Office 2013的各种组件3

1.3　 熟悉Office组件的工作界面..5

1.4　 Office组件的启动与退出......7

1.4.1　启动Office 2013............ 7

1.4.2　退出Office 2013............ 8

1.5　 自定义Office的操作环境......9

1.5.1　注册并登录Microsoft账户................9

1.5.2　自定义主体颜色和背景.................11

1.5.3　自定义快速访问工具栏.................12

1.5.4　自定义选项卡和组......14

1.5.5　设置文件的自动保存..16

1.6　 Office文件的常规操作........16

1.6.1　文件的新建与保存操作.................16

1.6.2　为文件设置打开和编辑权限..........18

给你支招

提高Office 2013的启动速度...20

新建模板文档.......21

Chapter 02  快速制作纯文本文档

2.1　 页面格式的设置..................24

2.1.1　纸张大小的设置..........24

2.1.2　页边距的设置..............25

2.1.3　页面方向的设置..........27

2.2　页面背景效果的设置...........27

2.2.1　添加文档水印..............27

2.2.2　添加页面背景..............30

2.2.3　添加页面边框..............32

2.3　 输入文本的方法..................33

2.3.1　输入普通文本..............33

2.3.2　插入特殊符号..............34

2.4　 字体格式的设置..................35

2.4.1　快速设置字体格式......36

2.4.2　利用对话框设置字体格式.............37

2.5　 段落格式的设置..................39

2.5.1　段落对齐方式的设置..39

2.5.2　段落缩进方式的设置..40

2.5.3　段落间距和行距的设置.................41

2.6　 编辑文本的常见操作..........42

2.6.1　移动与复制文本..........42

2.6.2　查找与替换操作..........44

2.7　 使用项目符号和编号..........45

2.7.1　使用项目符号..............46

2.7.2　使用编号...48

给你支招

使用格式刷快速复制格式.......50

使用查找和替换功能删除空行..................51

Chapter 03 文档的进阶美化和编辑操作

3.1 　 使用艺术字对象.................54

3.1.1　插入艺术字..................54

3.1.2　编辑艺术字..................55

3.2　 使用图片对象...57

3.2.1　快速插入图形..............58

3.2.2　简单处理图片效果......60

3.3　 使用形状对象...65

3.3.1　插入形状并添加文字..65

3.3.2　设置形状的样式..........67

3.3.3　选择并组合形状..........69

3.4　 使用SmartArt图形.............70

3.4.1　插入并编辑SmartArt图形结构......70

3.4.2　在SmartArt图形中添加文字..........72

3.4.3　美化SmartArt图形效果..................73

3.5　 使用表格和图表对象..........74

3.5.1　在Word中使用表格.....75

3.5.2　在Word中使用图表.....79

给你支招

将图片中的背景删除..............82

对普通的Word表格进行数据排序.............83

 

Chapter 04 文档的高级操作及打印设置

4.1　 使用样式...........86

4.1.1　创建样式...86

4.1.2　应用样式的方法..........88

4.1.3　修改定义的样式..........90

4.2　批注与修订文档91

4.2.1　在文档中使用批注......91

4.2.2　对文档进行修订..........94

4.2.3　处理修订信息..............96

4.3　 页眉和页脚的设置..............98

4.3.1　插入内置的页眉和页脚.................98

4.3.2　自定义设置页眉和页脚.................99

4.4　 打印与输出文档................105

4.4.1　预览文档并设置打印105

4.4.2　将文档输出为PDF格式...............107

给你支招

如何取消页眉中的横线........109

如何为导出的PDF文件添加密码............109

 

Chapter 05 Excel表格制作与打印的一般操作

5.1　 工作表的基本操作............112

5.1.1　工作表的新建与重命名...............112

5.1.2　工作表的移动和复制113

5.1.3　工作表窗口的冻结和拆分...........115

5.2　单元格的基本操作.............117

5.2.1　插入与删除行/列.......118

5.2.2　将多个单元格进行合并...............120

5.2.3　调整单元格的行高和列宽...........121

5.3　 在单元格中输入数据........124

5.3.1　快速填充数据............124

5.3.2　记录单的应用............128

5.3.3　数据有效性的使用....129

5.4　 工作表的美化.133

5.4.1　手动美化表格............133

5.4.2　套用表格样式............137

5.5　 工作表的常见打印操作.....139

5.5.1　设置打印区域............139

5.5.2　重复打印标题行........140

给你支招

保存文件的同时生成备份文件................142

巧妙输入以“0”打头的数据..................143

自定义设置当输入非法数据时弹出警告.........144

 

Chapter 06 使用公式和函数计算数据的相关内容

6.1　 单元格的引用方式............148

6.2　 公式与函数的基础掌握.....149

6.3　 公式的使用与复制............150

6.3.1　输入公式并计算结果151

6.3.2　复制公式.152

6.4　 函数的应用及数据结果的转换............153

6.4.1　插入函数的方法........153

6.4.2　嵌套函数的应用........155

6.4.3　将函数结果转换为数值...............156

6.5　 使用名称.........158

6.5.1　定义名称的常见方法158

6.5.2　快速批量定义名称并查看...........159

6.5.3　使用名称的方法........161

给你支招

搜索需要的函数.162

让计算结果不随系统时间的变化而变化.164

Chapter 07  数据管理技术全面掌握

7.1　 数据的排序操作................166

7.1.1　单字段排序................166

7.1.2　多字段排序................167

7.1.3　自定义排序................168

7.2　 数据的筛选操作................170

7.2.1　自动筛选.170

7.2.2　自定义筛选................171

7.2.3　高级筛选.172

7.3　 数据的分类汇总操作........174

7.3.1　创建分类汇总的几种情况...........174

7.3.2　隐藏/显示汇总明细...177

7.4　 删除重复项.....178

7.4.1　直接删除重复项........178

7.4.2　利用筛选功能删除重复项...........179

7.5　 使用条件格式.180

7.5.1　突出显示符合条件的数据...........180

7.5.2　使用图形比较数据....182

给你支招

将筛选结果保存到新工作表.183

突出显示指定关键字的整行数据记录....183

Chapter 08

8.1　 初识图表的构成................186

8.2　 创建图表的基本操作........187

8.2.1　根据数据源创建图表187

8.2.2　手动添加图表标题....188

8.2.3　调整图表的大小和位置...............189

8.3　 图表的编辑与美化............190

8.3.1　更改图表类型............191

8.3.2　添加图表数据............192

8.3.3　设置数据系列的填充格式...........193

8.3.4　美化图表的外观........196

8.4　 使用迷你图在单元格中分析数据........198

8.4.1　快速创建迷你图........198

8.4.2　更改迷你图的图表类型...............199

8.4.3　编辑迷你图的样式和选项...........200

8.5　 数据透视表的使用............201

8.5.1　创建数据透视表........201

8.5.2　设置数据透视表格式203

8.5.3　刷新数据透视表中的数据...........204

8.5.4　更改数据透视表的汇总方式........205

给你支招

处理数据差异大的图表数据.207

将透视表的数据图形化展示.207

数据的图形化展示与透视分析

Chapter 09  幻灯片整体外观设置和必会操作

9.1　 编辑幻灯片的母版............210

9.1.1　设置母版占位符的字体格式........210

9.1.2　设置与编辑母版的背景格式........212

9.1.3　复制、重命名与插入母版...........215

9.2　 掌握幻灯片的基本操作.....217

9.2.1　调整幻灯片的大小....218

9.2.2　更改幻灯片的版式....219

9.3　 使用相册功能创建电子相册................220

9.3.1　使用相册功能创建相册...............220

9.3.2　在相册中添加一组新的照片........223

给你支招

取消标题母版版式中的背景效果............225

设置对象的微移动................226

 

Chapter 10 制作视听效果丰富的演示文稿

10.1　 设置幻灯片的转场效果...228

10.1.1　添加切换动画并预览.................229

10.1.2　自定义设置切换动画.................230

10.2　 超链接和动作的应用......232

10.2.1　在幻灯片中使用超链接.............232

10.2.2　使用动作实现跳转..235

10.3　 为幻灯片对象应用动画...237

10.3.1　添加动画并设置其效果.............237

10.3.2　为对象添加多个动画.................240

10.3.3　自定义动作路径......241

10.4　 使用音频和视频文件......242

10.4.1　在幻灯片中使用音频文件.........242

10.4.2　在幻灯片中使用视频文件.........244

给你支招

修改文本超链接的字体颜色.245

更改音频图标的外观............246

 

Chapter 11 幻灯片的放映与共享

11.1　 放映幻灯片前的准备......248

11.1.1　隐藏幻灯片..............248

11.1.2　设置放映方式..........249

11.2　 开始放映幻灯片..............250

11.2.1　从头开始放映幻灯片.................250

11.2.2　从当前幻灯片放映幻灯片.........251

11.2.3　自定义放映幻灯片..251

11.3　 控制放映过程..................253

11.3.1　快速定位幻灯片......253

11.3.2　在幻灯片上添加墨迹.................254

11.4　 演示文稿的共享..............255

11.4.1　打包演示文稿..........256

11.4.2　通过电子邮件共享演示文稿......258

给你支招

利用排练计时确定幻灯片的切换时间....259

将演示文稿转换为视频文件.260

Chapter12  各组件之间的协同办公

12.1　 Office组件之间的数据交换...............262

12.1.1　利用邮件合并功能实现数据

交换......262

12.1.2　在Word文档中插入现有的Excel

表格......266

12.1.3　在Excel中导入Word数据..........268

12.1.4　利用Excel快速整理Word表格样式......273

12.1.5　将演示文稿插入Word文档........274

12.1.6　将Word文档转换为幻灯片........274

12.1.7　在Excel表格中插入PPT链接....276

12.1.8　在PPT演示文稿中插入Excel表格......277

12.2　 在局域网中协同办公......278

12.2.1　将文件设置为共享..278

12.2.2　将文件夹设置为共享.................279

12.3　 利用OneDrive实现协同办公............281

12.3.1　设置要同步的库......281

12.3.2　将文件上传到OneDrive.............282

12.3.3　管理OneDrive中的文件.............283

给你支招

注册OneDrive账号................284

让系统自动刷新链接的数据.285

 

Chapter 13 旅游宣传单

13.1　 案例制作效果和思路......288

13.2　 制作宣传单正面..............289

13.2.1　制作正面头部区域..289

13.2.2　制作正面底部区域..293

13.3　 制作宣传单反面..............298

13.3.1　页眉制作.................298

13.3.2　反面内容制作..........300

13.4　 案例制作总结和答疑......303

给你支招

安装没有或缺失的字体........303

调整宣传单页面内容到边距的距离........304

 

Chapter 14 当月个人费用开支

14.1　 案例制作效果和思路......306

14.2　 制作费用日志表格..........307

14.2.1　制作费用日志工作表.................307

14.2.2　设置表格样式..........308

14.3　 使用形状制作跳转..........312

14.3.1　绘制和设置形状......313

14.3.2　添加跳转功能..........314

14.4　 使用图表分析..................316

14.4.1　制作分析表结构......316

14.4.2　插入图表对数据进行分析.........317

14.5　 案例制作总结和答疑......319

给你支招

安装没有或缺失的字体........320

避免再次对矩形大小进行设置................320

Chapter15 公司年终演示报告

15.1　 案例制作效果和思路......322

15.2　 制作年终报告母版..........323

15.2.1　制作年终报告整体风格.............323

15.2.2　添加开场音乐..........327

15.3　 制作年会幻灯片..............328

15.3.1　制作公司概况幻灯片.................328

15.3.2　制作组织结构调整幻灯片.........331

15.3.3　制作图表分析幻灯片.................332

15.3.4　制作目录幻灯片......335

15.3.5　为元素添加动画......335

15.4　 案例制作总结和答疑......336

给你支招

解决音频不能正常插入的情况................336

开启智能参考线.337